La importancia de que las empresas cuenten con un canal de denuncias

La transparencia y la responsabilidad son imprescindibles para el éxito y la reputación de una empresa. En este contexto, contar con un canal de denuncias ha cobrado cada vez más relevancia.

Un canal de denuncias es un medio para que los empleados, clientes, proveedores y otras partes relacionadas con una empresa puedan informar de manera confidencial cualquier comportamiento inapropiado, fraudes, abusos o conductas irregulares que sean contrarias a las normas de la organización.

¿Cómo funciona un canal de denuncias?

Un canal de denuncias funciona típicamente de esta forma:

El proceso comienza con el establecimiento formal del canal de denuncias, que normalmente se hace implementando un software como Canal Denunciar, y se informa a todos los empleados y partes interesadas sobre la existencia de la herramienta y cómo utilizarla.

A partir de ese momento, se pueden dejar denuncias, garantizando al denunciante confidencialidad y anonimato si lo desea. Una vez que se recibe una denuncia, se asigna a la persona o equipo responsable de gestionarla.

Dependiendo del tipo de denuncia, se lleva a cabo una investigación interna para recopilar pruebas y evaluar la veracidad. Una vez que se completa la investigación, se toman las medidas adecuadas y se proporciona retroalimentación al denunciante, cuando sea posible y apropiado.

¿Por qué una empresa debería implementar este mecanismo?

Estos son los beneficios de los que disfrutan las empresas que disponen de un canal de denuncias:

Se promueve una cultura de ética y responsabilidad

Un canal de denuncias es una herramienta fundamental para fomentar una cultura de ética y responsabilidad en la empresa. Al ofrecer un medio seguro y confidencial para que las personas informen sobre conductas incorrectas, se promueve la transparencia y se fortalece la confianza en la organización.

Los empleados se sienten más empoderados, puesto que saben que sus preocupaciones serán escuchadas y tratadas de forma adecuada. A su vez, esto ayuda a prevenir y detectar conductas fraudulentas o poco éticas antes de que se conviertan en problemas mayores.

Permite detectar y prevenir fraudes y conductas inapropiadas

Este medio puede ser muy útil para detectar y prevenir actos fraudulentos, corrupción y otras conductas inapropiadas dentro de la empresa. Los empleados, clientes y proveedores pueden informar sobre actividades sospechosas o irregulares, lo que ayuda a la empresa a tomar medidas inmediatas para investigar y corregir el problema.

Hacer esto permite proteger los activos de la empresa, su reputación y evitar posibles pérdidas financieras.

Ayuda al cumplimiento normativo y legal

En España, la implementación de un canal de denuncias es obligatorio para empresas con más de 50 empleados y es necesario para cumplir con las normativas vigentes sobre prevención de delitos financieros, lavado de dinero, protección de datos y otras áreas sensibles.

Entonces, contar con un canal de denuncias adecuado y bien gestionado, ayuda a cumplir con las obligaciones legales y minimizar el riesgo de sanciones y litigios.

Se asegura la protección de los denunciantes

Para que una persona decida informar sobre conductas inapropiadas, debe sentirse segura y protegida contra cualquier represalia o consecuencia negativa. Por lo tanto, se debe salvaguardar la identidad de los denunciantes en la medida de lo posible.

La confidencialidad y la protección de los denunciantes alientan una mayor participación y aseguran que las denuncias se presenten sin temor a enfrentarse a problemas.

Facilita la mejora continua y la gestión de riesgos

El canal de denuncias no solo es conveniente para detectar y resolver problemas, sino que también brinda información para mejorar continuamente los procesos y la gestión de riesgos dentro de la organización.

Las denuncias recibidas pueden mostrar que existen debilidades en los sistemas internos, en la atención por parte de los empleados y hasta posibles riesgos no identificados antes.

Cuando se analizan las denuncias y se actúa en relación con ellas, las empresas pueden fortalecer sus políticas, procesos y controles internos, para de esta forma minimizar futuros incidentes y tener un mejor desempeño.